各教学院（部）、处，校直各单位:

按照学校档案实行集中统一管理的要求，我校2014年形成的文件材料应及时整理、归档。请各单位、各部门分管档案工作的领导支持兼职档案员认真收集本单位、本部门2014年文件材料，把好审核关，杜绝遗漏及私自留用档案材料的现象发生，保证本单位、本部门档案材料的连续性和完整性，确保学校档案的完整、准确、系统。现就有关事项通知如下：

一、全体档案员要认真学习《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（校办发〔2010〕21号）文件精神，并对照《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，做好本单位、本部门2014年文件材料的收集、整理和归档工作。

二、文件材料收集归档简易流程

（一）兼职档案员收集本单位、本部门文件材料；

（二）认真鉴定，剔除不归档的文件材料；

（三）将归档的文件材料按文号或形成时间依次排列，并检查文件质量；

（四）与校办综合档案室联系，共同研讨，解决业务疑问；

（五）分管领导审核、签字；

（六）办理移交手续；

（七）综合档案室按有关规定整理归档，上架保管，编制检索工具，提供利用服务，并进行年终统计。

三、《文件材料移交目录》等表格，在校办网页“公共资讯”栏目“表格下载”中下载）。

四、移交时间：2015年6月20日前。

特此通知。

校 办 公 室

二O一五年五月十日