各单位、各部门：
为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类档案材料及时完整地收集归档，更好地为学校中心工作服务，按照《高等学校档案管理办法》有关规定，现将2015年档案材料归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
各单位（部门）在教学、科研、党政管理等活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录，主要包括：
（一）党政管理类：主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、规划、总结；上级机关与本校关于行政管理、党务管理、人事管理、教学管理、科研管理、基建管理、外事管理等相关文件材料。
（二）教学类：主要包括全日制本、专科教育、研究生教育、成人教育等教学管理活动中形成的文件材料；招生、学籍管理形成的材料，如招生名录，在校生名册，毕业生名册和历年学业成绩表等；专业设置的请示、批复等材料；教学会议的会议文件；各学院毕业生集体照；知名专家、学者来校交流、讲学、学术报告等过程中形成的材料；客座教授、兼职教授教学材料等；与国内外高校、企业、研究机构等举办的合作项目材料；学科带头人学术专著等方面的材料；本校师生在国际国内获得的荣誉等材料（以学校、学院名义）。
（三）科研类：主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。包含个人学术：教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专著。
（四）基建类：主要包括项目报批材料，地质勘探、地形测量材料，可行性研究、设计文件、工程管理、施工、竣工图及竣工验收材料；各类房屋所有权证和土地使用证等。
（五）财会类：主要包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面材料。
（六）外事类：主要包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、中外合作办学、留学生工作等方面材料。
（七）声像类：主要包括各单位（部门）在各项活动中直接形成的声像载体材料。
（八）仪器设备类：主要包括单价10万元以上（含10万元）的仪器设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等材料。
（九）出版类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、报纸、其他学术刊物等材料。
（十）实物类：各单位、团体、课题组集体荣获的省级以上奖励的证书、奖杯、奖牌等。
二、归档时间
（一）党政档案、外事档案、出版物档案、声像档案应在4月底前归档；
（二）教学档案应在5月底前归档；
（三）会计档案应在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的6月底前归档；
（四）科研、基建项目档案在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档；仪器设备类档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后3个月；
（五）随时移交实物档案。
三、有关要求
（一）归档工作采取部门立卷，文件材料归档责任到人，各单位（部门）分管档案工作的领导应指导本单位（部门）兼职档案员认真收集本单位（部门）2015年文件材料，把好审核关，杜绝遗漏及私自留用档案材料的现象发生，保证本单位（部门）档案材料的连续性和完整性。
（二）归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。
（三）纸质文件、电子文件双套制同步归档。
（四）各单位（部门）要认真填写相关移交（接收）登记表，由所在单位（部门）主要负责人签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，移交人和接收人各执一份存查。
（五）在文件材料归档过程中，校办公室综合档案室将提供业务咨询和技术指导。未尽事宜请与综合档案室联系，联系电话：6732016。
特此通知。
附件：1.文件材料移交（接收）登记表
2.案卷移交（接收）登记表
3.电子档案移交（接收）登记表
4.实物档案移交（接收）登记表
党委（校长）办公室
2016年3月3日
附件1
文件材料移交（接收）登记表
序号
| 文号
| 文件题名
| 日期
| 页数
| 保管
期限
| 备注
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移交单位（印章）： 接收单位（印章）：校办综合档案室
移交单位负责人： 接收经手人：
移交经手人： 移交时间：
附件2
案卷移交（接收）登记表
序号
| 案卷题名
| 起止日期
| 页数
（张数）
| 保管
期限
| 备注
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移交单位（印章）： 接收单位（印章）：校办综合档案室
移交单位负责人： 接收经手人：
移交经手人： 移交时间：
附件3
电子档案移交（接收）登记表
交接工作名称
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内容描述
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移交电子档案数量
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| 移交数据量
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载体起止顺序号
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| 移交载体类型、规格
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检验内容
| 单位名称
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移交单位：
| 接收单位：校办综合档案室
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准确性检验
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完整性检验
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可用性检验
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安全性检验
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载体外观检验
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填表人(签名)
| 年 月 日
| 年 月 日
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审核人(签名)
| 年 月 日
| 年 月 日
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单位(印章)
| 年 月 日
| 年 月 日
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填写说明：
1.交接工作名称:按移交单位、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。
2.内容描述：交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。
3.移交电子档案数量：交接档案的文件总数和案卷总数。
4.移交数据量：一般以GB为单位，精确到小数点后3位。
5.载体起止顺序号：在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标其顺序号。
6.移交载体类型、规格：在线移交时，填写“在线”。
7.准确性检验：检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。
8.完整性检验：移交的档案和档案数据的完整性检验
9.可用性检验：检验电子档案的可读性等。
10.安全性检验：对计算机病毒等进行检测。
11.载体外观检验：检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。
附件4：
实物档案移交（接收）登记表
序号
| 实物
名称
| 类别
| 级别
| 制发
单位
| 被授予
单位
| 日期
| 备注
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移交单位（印章）： 接收单位（印章）：校办综合档案室
移交单位负责人： 接收经手人：
移交经手人： 移交时间：
