档案管理规定

（2014年修订）

第一章 总 则

第一条 为了加强对我院档案的科学管理，提高我院档案管理水平，充分发挥档案在学院教学、科研和管理中的作用，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省档案条例》，结合我院实际，制订本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录。

第三条 档案是我院各项活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富，任何单位和个人均有保护档案的义务，不得据为己有或拒绝归档。

第四条 我院档案由党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会等十大类组成，另设一个特殊类目，即声像档案，由院综合档案室集中统一管理。

第五条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，必须纳入学校计划规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；做到在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 体制、机构和任务

第六条 我院档案工作由院行政管理，建立综合档案室，隶属院办公室。档案工作由一名院长分管，院办公室主任直接领导。院综合档案室在院办公室的领导下，主管全院档案工作，对全院的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第七条 各系（部）、处、院直各单位，必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并配备1—2名兼职档案员，具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。

第八条 档案室的基本任务

1、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

2、制定本院关于档案工作的规章制度，并组织实施；

3、指导、监督、检查本院各单位立卷归档工作；

4、负责对全院档案材料的收集（搜集、征集）、整理、分类、鉴定、统计、利用和编研工作；

5、编制各类档案的检索工具，编写有关档案的参考资料、汇编，积极开发档案信息资源，满足学院和社会的利用需求；

6、保守档案秘密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作，延长档案使用寿命；

7、建立、健全院档案工作网络，负责对全院专、兼职档案员进行业务培训；

8、积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平；

9、广泛开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全院师生员工的档案意识；

10、完成领导交办的其他工作任务。

第九条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家关于档案工作方针、政策和法规，热爱档案事业，忠于职守，遵守保密制度，具备档案专业知识和一定的科学文件知识。

第十条 档案工作人员（包括档案部门中的专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。

第十一条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，对成绩突出的给予表扬或奖励；对工作失职，造成档案损失，按照《安徽省档案条例》的有关规定予以处罚。

第三章 文件材料的形成和归档

第十二条 建立完善文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按综合档案室制定的立卷归档办法进行整理，并定期向院综合档案室移交。本院几个单位、部门联合发文或协作完成的科研项目等，由牵头单位负责整理归档。

第十三条 实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门兼职档案员应把办理完毕的文件材料及时整理、立卷，定期向院综合档案室移交，归档时除立卷人签字外，部门分管领导须审查签字。

第十四条 归档范围

1、党政档案：主要包括党务、行政、工会、共青团四个系统的内容。

2、教学档案：主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

3、科研档案：主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、扩大应用等方面。

4、基建档案：主要内容包括综合管理，可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

5、设备档案：主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

6、产品生产与科技开发档案：主要内容包括我院自行研制、试制产品的文件材料及在产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。共有综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。

7、出版物档案：主要内容包括我院自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物及本院出版的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

8、外事档案：主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作等方面。

9、财会档案：主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。

10、声像档案：主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料等三个方面。

第十五条 归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整，规格统一（正式文件及草稿用纸规格均为210mmm×297mm）、纸质优良、书绘工整、图文清晰。禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、复写纸书写。

2、归档的文件材料必须准确地反映我院工作活动的真实面貌。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

4、归档的文件材料必须符合归档范围要求。

5、各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的可归档两套。

第十六条 归档时间

1、党群类、行政类、出版物类和外事类档案应在次年6月底前归档。

2、教学档案中的综合管理文件材料应在次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

3、科研、基建类档案应在项目完成后两个月内归档，周期长的科研或基建项目可分阶段归档。

4、设备类档案应在两个月内将随机全套技术资料整理归档。

5、财会档案可在会计年度终了后暂由财务部门保管3年，期满后的次年6月底前归档。

6、声像档案的综合管理材料应在次年6月底前归档。声像载体材料应在完成制作后三个月内归档。

第四章 档案管理

第十七条 档案分类、编号

1、档案分类原则：根据国家教委《高等学校档案实体分类法》的规定，对全院档案及时进行分类、编号和排架。

2、档案的分类：根据我院档案工作情况，目前全部档案分为十个一级类目，即党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类、产品生产与科技开发类，另外还设一个特殊类目，即声像类。

3、档案的编号：根据各类档案的内容特点和形成规律，编制档号。

档号=年度号+分类号+案卷号

①年度号采用自然年度，如：2001

②分类号用一级类目加二级类目代号，如：XZ11（行政综合）

③案卷号按最下位类目流水（1—n）

第十八条 档案的保管

1、移交：交接档案必须认真验收，并办理交接手续，备有专用表格。

2、存放档案必须有专柜，排列方法要科学系统，便于查找。

3、定期进行库藏档案清理、校对工作，做到帐物相符，对破损和载体变质的档案要及时进行修复或复制。

4、档案保存在专门库房内，并落实“八防”（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防尘、防高温、防污染）措施。

5、胶卷、底片、照片、录音（录像）带的保管，要用特制密封盒、胶片夹和影集等。按编号顺序排列在柜内。

第十九条 档案的鉴定销毁

1、各类档案必须编制保管期限表。确定保管期限的原则是：

①凡是反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院和社会具有长远利用价值的档案材料，列为永久保管；

②凡是反映本院一般活动，在较长时间内对本院和社会具有查考利用价值的档案材料，列为长期保管；

③凡是在较短时间内对本院和社会有参考利用价值的档案材料，列为短期保管。

2、在分管院长领导下，档案部门和有关单位人员组成鉴定工作领导小组，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见。

3、档案鉴定工作每年进行一次，每次鉴定应在备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名。

4、销毁档案要严格掌握，慎重从事。销毁前要登记造册，经分管院长批准，延期半年后方可予以销毁。销毁时应有两人监销。未经鉴定的批准，不得销毁任何档案。

第二十条 档案的统计

档案部门应对所存的档案和资料定期进行检查，对档案的收进、移出、全宗案卷质量、档案的利用等情况进行统计，向上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案信息开发利用

第二十一条 档案室应积极主动地开展档案利用工作，制定综合档案的查（借）阅制度，设立调阅室，为利用者提供方便。

第二十二条 档案室应按照规定向全院以至社会开放属于开放范围的档案。档案属下列情况之一者不宜开放：

1、涉及党和国家秘密的；

2、涉及专利或技术秘密的；

3、涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制利用的。

第二十三条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经分管院长审查批准。

第二十四条 档案室所保存的档案，主要供本院利用。外单位或个人需要查阅时，应持单位介绍信及个人身份证，经院办公室主任审批后，方可查阅，不可借出。

第六章 奖励与与惩罚

第二十五条 学院对在档案工作中作出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给院综合档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十六条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第二十七条 本规定适用于。

第二十八条 学院的党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会等类档案的管理规范由院综合档案室负责制定，分管院长批准后实施。

第二十九条 本规定由院办公室、院综合档案室负责解释，自印发之日起施行。